Politica de confidențialitate și prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR)

S.C. OVIDANMARC S.R.L., operatorul www.smokemania.ro, prelucrează datele tale personale exclusiv pentru procesarea comenzilor, facturare, asistență, programul de fidelitate și — doar cu acordul tău — comunicări comerciale. Datele cardului bancar nu sunt niciodată stocate pe serverele noastre, iar drepturile tale GDPR pot fi exercitate oricând la [email protected].

Versiune 3.4 · Data intrării în vigoare: 24 aprilie 2026

Pe scurt

• Actualizare 8 octombrie 2026: adresa sediului social aliniată (Str. Știrbei Vodă nr. 126, camera 2, etaj 1, corp A) și telefonul scris în formatul 021.555.23.52, ca în antet.

• Actualizare 8 octombrie 2026 (validare juridică): Adăugată secțiunea 4.8 — înregistrarea convorbirilor telefonice (90 de zile, acces doar managerul departamentului de relații cu clienții) și rândul aferent în tabelul de retenție.

• Operator: S.C. OVIDANMARC S.R.L., CUI RO31801726, J40/7402/2013

• Sediu social: Str. Știrbei Vodă nr. 126, camera 2, etaj 1, corp A, Sector 1, București

• Contact GDPR: [email protected] · 021.555.23.52

• Date card bancar: nu sunt stocate — procesare exclusiv prin EuPlatesc.ro (certificat PCI-DSS)

• Marketing: doar cu consimțământ prealabil și expres, retractabil oricând

• Termen de răspuns la solicitări: maximum 30 de zile, prelungibil cu 60 de zile în cazuri complexe

• Vârstă minimă: 18 ani împliniți — site-ul comercializează produse cu nicotină

• Autoritate de supraveghere: ANSPDCP, www.dataprotection.ro

1. Introducere și angajamentul nostru

Prezenta politică privind prelucrarea datelor cu caracter personal este actualizată periodic. Ori de câte ori vom face o modificare substanțială, o vom afișa pe site-ul www.smokemania.ro și, acolo unde este cazul, vă vom notifica direct. În acest document explicăm modul în care colectăm, utilizăm, transmitem și protejăm datele dvs. cu caracter personal atunci când utilizați produsele, serviciile și site-ul nostru.

S.C. OVIDANMARC S.R.L. tratează protecția datelor, securitatea și conformarea cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal ca pe o responsabilitate permanentă.

Sfera de aplicare a politicii

Prezenta politică se aplică exclusiv prelucrărilor de date cu caracter personal realizate de S.C. OVIDANMARC S.R.L. prin intermediul site-ului www.smokemania.ro și al canalelor de comunicare proprii (e-mail, telefon, newsletter).

Magazinele fizice care operează sub brandul „Smokemania" sunt gestionate de parteneri independenți, în regim de franciză sau parteneriat comercial. Aceștia acționează în calitate de operatori de date separați pentru prelucrările specifice activității lor (vânzare în magazin, gestiune stoc local, programe proprii de fidelitate, dacă există). Pentru informații privind prelucrarea datelor realizată în magazinele fizice, vă rugăm să consultați politica de confidențialitate a operatorului respectiv, disponibilă la punctul de vânzare sau la solicitare.

În situațiile în care se stabilesc fluxuri de date comune între S.C. OVIDANMARC S.R.L. și un partener franciză sau parteneriat (de exemplu, un program de fidelitate integrat online-offline), relația va fi documentată separat în calitate de operatori asociați conform art. 26 GDPR, iar informarea persoanelor vizate va fi făcută în mod specific.

Datele operatorului

Operator de date cu caracter personal: S.C. OVIDANMARC S.R.L.
Sediu social: Str. Știrbei Vodă nr. 126, camera 2, etaj 1, corp A, Sector 1, București
CUI: RO31801726 · Nr. Reg. Comerțului: J40/7402/2013
Contact GDPR: [email protected] · 021.555.23.52
Website: www.smokemania.ro

În urma unei evaluări interne raportate la art. 37 GDPR, S.C. OVIDANMARC S.R.L. consideră că, la data prezentei politici, nu are obligația legală de a desemna un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO), nefiind autoritate publică și neefectuând monitorizare sistematică pe scară largă sau prelucrare a categoriilor speciale de date la scară largă. Reevaluăm periodic această analiză în funcție de evoluția activității și a legislației. Pentru orice solicitare legată de prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la [email protected].

2. Temeiul legal al prelucrării

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu:

• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR);

• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679;

• Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice;

• Directiva 2002/58/CE (Directiva ePrivacy) și legislația națională aferentă.

Protecția datelor personale reprezintă un drept fundamental, consacrat de art. 7 și 8 din Carta Drepturilor Fundamentale a Uniunii Europene, de art. 16 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene și de art. 8 din Convenția Europeană pentru Apărarea Drepturilor Omului și Libertăților Fundamentale.

S.C. OVIDANMARC S.R.L. prelucrează datele dvs. în baza uneia dintre următoarele temeiuri juridice prevăzute de art. 6 alin. (1) din GDPR:

• a) Consimțământul — persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

• b) Executarea unui contract — prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru demersuri precontractuale la cererea acesteia;

• c) Obligație legală — prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revine operatorului;

• d) Interese vitale — prelucrarea este necesară pentru protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;

• e) Interes legitim — prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu respectarea unui test de balanță.

3. Tipurile de date cu caracter personal colectate

În funcție de modul în care interacționați cu platforma noastră (navigare, înregistrare cont, plasare comandă, înscriere newsletter, participare la programul de fidelitate), putem colecta și prelucra următoarele categorii de date:

3.1 Date de identificare și contact

• numele și prenumele;

• adresa poștală de livrare și/sau facturare;

• numărul de telefon fix și/sau mobil;

• adresa de e-mail;

• data nașterii sau confirmarea majoratului (pentru confirmarea vârstei legale de 18 ani, condiție obligatorie pentru achiziția de produse cu nicotină).

3.2 Date privind tranzacțiile

• istoricul comenzilor, produsele achiziționate, valori, metode de plată selectate;

• date de facturare (fără a stoca integral datele cardului bancar — acestea sunt procesate exclusiv prin furnizorul de plăți securizat EuPlatesc.ro);

• CNP-ul — colectat exclusiv în situațiile în care este necesar pentru îndeplinirea unei obligații legale (ex. emiterea anumitor documente fiscale către persoane fizice) sau atunci când clientul îl furnizează expres pentru facturare. Nu solicităm CNP-ul ca regulă generală pentru plasarea comenzilor online;

• informații privind returnările, reclamațiile și corespondența comercială.

3.3 Date de autentificare și cont utilizator

• parole (stocate exclusiv în format criptat/hash), indicii de securitate și token-uri de autentificare;

• istoricul sesiunilor de logare, adrese IP de conectare, dispozitiv utilizat;

• preferințe de cont (adrese salvate, metode de plată preferate, setări de comunicare).

3.4 Date privind programul de fidelitate

• numărul de puncte acumulate, istoricul tranzacțiilor care au generat puncte;

• recompense revendicate, vouchere utilizate, stadiul de apartenență la program;

• data înscrierii în program și starea activă/inactivă a contului de fidelitate.

Detalii despre funcționarea programului sunt pe pagina Program de fidelitate.

3.5 Date de navigare și preferințe

• paginile accesate, produsele vizualizate, durata sesiunii, parcursul pe site;

• adresa IP, tipul și versiunea browserului, sistemul de operare, identificatori de dispozitiv;

• preferințele dvs. privind produsele și categoriile de interes;

• date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare (detalii complete în secțiunea 8).

4. Scopurile și temeiurile prelucrării

4.1 Procesarea comenzilor și livrarea produselor

Prelucrăm datele dvs. pentru a procesa comenzile plasate, a gestiona plățile, a coordona livrarea produselor prin intermediul curierilor parteneri și a vă ține informat cu privire la stadiul comenzii. Temeiul legal: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR (executarea contractului). Condițiile de livrare sunt detaliate pe pagina Livrare și ridicare comenzi.

4.2 Facturare și obligații fiscale

Utilizăm datele dvs. pentru a emite facturi, a gestiona plățile și a ne îndeplini obligațiile de raportare fiscală și contabilă. Temeiul legal: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR (contract) și lit. c) GDPR (obligație legală — Codul fiscal, Legea contabilității).

4.3 Comunicări privind serviciile și asistență clienți

Vă contactăm prin e-mail sau telefonic pentru a răspunde solicitărilor, a trata reclamațiile, a confirma comenzile sau a notifica modificări contractuale. Temeiul legal: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR (executarea contractului).

4.4 Marketing, newsletter și personalizare

Cu consimțământul dvs. prealabil și expres, vă vom trimite buletine informative, oferte personalizate, notificări privind promoții, campanii sau concursuri. Comunicările comerciale sunt trimise prin platforma TheMarketer și, după caz, prin sisteme interne de e-mail marketing. Puteți retrage oricând consimțământul prin dezabonare (link prezent în fiecare e-mail) sau contactând [email protected]. Temeiul legal: art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR (consimțământ).

4.5 Programul de fidelitate

Dacă vă înscrieți în programul de fidelitate Smokemania, vom prelucra datele necesare pentru gestionarea punctelor acumulate, emiterea recompenselor și comunicări specifice programului. Temeiul legal: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR (contractul de aderare la program) și, pentru comunicările comerciale asociate, lit. a) (consimțământ).

4.6 Analiză, îmbunătățirea serviciilor și profilare

Prelucrăm date în scop statistic și analitic (analize comportamentale agregate, segmentare clienți, recomandări de produse) pentru îmbunătățirea ofertei. Temeiul legal: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR (interes legitim), pe baza unui test de balanță care confirmă că drepturile persoanei vizate nu sunt afectate disproporționat.

Profilarea efectuată de noi nu produce efecte juridice și nu constă în decizii automate care să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă, în sensul art. 22 GDPR. Cu toate acestea, aveți dreptul de a vă opune oricând profilării prin transmiterea unei solicitări la [email protected].

4.7 Conformare cu obligații legale

Prelucrăm datele dvs. atunci când suntem obligați de legislația fiscală, contabilă, a protecției consumatorilor sau de solicitări motivate ale autorităților publice. Temeiul legal: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.

4.8 Înregistrarea convorbirilor telefonice

Convorbirile cu serviciul de relații cu clienții și de preluare a comenzilor sunt înregistrate, iar la începutul apelului sunteți informat despre acest lucru. Scopul: dovada comenzii și a confirmării vârstei de 18 ani, precum și verificarea calității serviciului. Înregistrările se păstrează 90 de zile și sunt accesibile doar managerului departamentului de relații cu clienții.

5. Perioada de retenție a datelor

Datele dvs. cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile menționate sau cât impune legislația aplicabilă:

Categorie de date	Perioadă de păstrare
Documente contabile și facturi	5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar, conform Legii contabilității nr. 82/1991 modificată prin Legea nr. 36/2023 (aplicabil documentelor emise începând cu 01.01.2023). Documentele emise anterior se păstrează 10 ani, conform reglementărilor aplicabile la data emiterii.
Situații financiare și raportări contabile	10 ani, conform art. 25 din Legea contabilității
Date de cont utilizator și autentificare	pe durata existenței contului activ + 2 ani de la închiderea contului sau de la ultima activitate semnificativă
Date privind programul de fidelitate	pe durata participării la program + 2 ani de la ieșirea din program sau de la ultima tranzacție
Date de marketing (consimțământ activ)	până la retragerea consimțământului sau la solicitarea ștergerii
Date de navigare și cookie-uri analitice	14 luni — atât durata cookie-urilor Google Analytics de identificare a utilizatorului (_ga, _ga_<ID>), cât și retenția datelor de utilizator și eveniment în Google Analytics 4. Detalii pe durate individuale în Politica de Cookie-uri.
Înregistrările convorbirilor telefonice	90 de zile
Date privind reclamațiile	3 ani de la soluționarea reclamației, conform termenelor legale de prescripție prevăzute de Codul civil
Date implicate în litigii sau proceduri legale	pe toată durata procedurii plus termenul legal de prescripție aplicabil

La expirarea perioadei de retenție, datele sunt șterse în mod securizat sau anonimizate ireversibil, astfel încât persoana vizată să nu mai poată fi identificată.

6. Împuterniciții — furnizori de servicii

În vederea furnizării serviciilor noastre, transmitem date cu caracter personal unor terți împuterniciți, cu care am încheiat acorduri de prelucrare conform art. 28 GDPR. Aceștia nu au dreptul să utilizeze datele dvs. în alte scopuri decât cele stabilite de noi, iar prelucrarea se face pe bază de instrucțiuni documentate.

6.1 Servicii de cloud hosting

DigitalOcean, LLC — cu sediul în SUA (101 6th Ave, New York, NY). Serverele utilizate pentru www.smokemania.ro sunt localizate în regiunea Frankfurt (UE). DigitalOcean este certificat EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF). Politica de confidențialitate: digitalocean.com/legal/privacy-policy

6.2 Servicii de securitate și CDN

Cloudflare, Inc. — cu sediul în SUA (101 Townsend St, San Francisco, CA). Cloudflare furnizează servicii de protecție DDoS, firewall aplicativ (WAF), rețea de distribuție a conținutului (CDN) și gestionare DNS. Datele de trafic pot fi procesate pe servere din UE sau SUA. Cloudflare este certificat DPF. Politica de confidențialitate: cloudflare.com/privacypolicy

6.3 Servicii de procesare plăți prin card

EuPlatesc.ro — operat de S.C. NETOPIA Payments S.R.L., CUI RO14387020, cu sediul în România, București. EuPlatesc.ro este un procesator de plăți autorizat, certificat PCI-DSS. Datele cardului bancar sunt introduse direct în mediul securizat EuPlatesc și NU sunt accesibile sau stocate de S.C. OVIDANMARC S.R.L. Politica de confidențialitate: euplatesc.ro/gdpr.php

6.4 Servicii de curierat și livrare

Pentru livrarea comenzilor, transmitem către partenerii de curierat numele, adresa de livrare, numărul de telefon și, după caz, valoarea ramburs a coletului. Curierii prelucrează datele exclusiv pentru îndeplinirea serviciilor de livrare și ramburs.

• FAN Courier Express S.R.L., cu sediul în România. Politica de confidențialitate: fancourier.ro/gdpr-politica-de-confidentialitate

• GLS General Logistics Systems Romania S.R.L., CUI 21611392, cu sediul în Str. Ștefan cel Mare nr. 3, Parc Industrial Șelimbăr, jud. Sibiu. Politica de confidențialitate: gls-group.com/RO/ro/politica-confidentialitate

6.5 Sistem ERP și gestiune comercială

Soft1 — platformă ERP SaaS furnizată de SoftOne Technologies și partenerii săi locali autorizați. Soft1 este utilizat pentru gestiunea internă a comenzilor, facturilor, stocurilor și relației cu clienții. Datele prelucrate includ informațiile privind comenzile și facturile emise. Prelucrarea se realizează în baza unui acord de prelucrare conform art. 28 GDPR, cu măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

6.6 Servicii de contabilitate externalizată

Cabinetul extern de contabilitate cu care avem contract de prestări servicii prelucrează datele privind facturile emise, în vederea îndeplinirii obligațiilor contabile și fiscale ale operatorului. Prelucrarea se realizează în baza unui acord de prelucrare conform art. 28 GDPR, cu respectarea secretului profesional și a obligațiilor legale aplicabile profesiei contabile.

6.7 Servicii de e-mail marketing

TheMarketer — operat de S.C. TheMarketer S.R.L., cu sediul în România. TheMarketer este utilizat ca platformă de e-mail marketing pentru trimiterea comunicărilor comerciale (newsletter, oferte, notificări de comandă). Datele transmise se pot limita, în funcție de setările active și de consimțământul exprimat, la adresa de e-mail, nume și informații de segmentare comercială sau comportamentală asociate contului sau istoricului de interacțiune cu site-ul. Prelucrarea se realizează pe servere situate în Uniunea Europeană. Temeiul legal: consimțământul dvs. prealabil (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR). Vă puteți dezabona oricând prin link-ul prezent în fiecare e-mail sau contactând [email protected]. Politica de confidențialitate: themarketer.com/privacy-policy

6.8 Servicii de analiză web

Google Analytics — operat de Google Ireland Limited, cu sediul în Irlanda (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4). Google Analytics este utilizat pentru analiza statistică a traficului pe site. Configurarea include anonimizarea IP, o retenție a datelor de utilizator și eveniment limitată la 14 luni și implementarea Google Consent Mode v2, care transmite semnale de consimțământ, precum analytics_storage și, acolo unde este cazul, semnale aferente publicității online, conform alegerilor dvs. exprimate în panoul de preferințe cookie. Datele pot fi transferate către servere Google LLC din SUA, Google LLC fiind certificată DPF. Google Analytics se activează exclusiv cu consimțământul dvs. prealabil. Puteți dezactiva Google Analytics și prin instalarea extensiei de browser disponibilă la tools.google.com/dlpage/gaoptout. Politica de confidențialitate: policies.google.com/privacy

6.9 Servicii de finanțare în rate

Pentru plata în rate, cumpărătorul este direcționat către platforma TBI Bank (operată de TBI Asset Management and Servicing S.A.) sau, după caz, către BT Star Card (Banca Transilvania). Datele furnizate în cadrul cererii de finanțare sunt prelucrate direct de instituția financiară respectivă, în calitate de operator de date separat, conform politicii proprii de confidențialitate. S.C. OVIDANMARC S.R.L. nu are acces la datele cererii de creditare și primește exclusiv confirmarea aprobării sau a respingerii finanțării, necesară pentru procesarea comenzii.

7. Transferuri internaționale de date

Unii dintre furnizorii noștri de servicii (DigitalOcean, Cloudflare, Google LLC) au sediul sau procesează date în Statele Unite ale Americii. Începând cu 10 iulie 2023, transferul datelor personale din UE către organizații certificate în SUA beneficiază de o decizie de adecvare a Comisiei Europene — Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1795 privind EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF).

Toți furnizorii noștri cu sediul în SUA enumerați mai sus (DigitalOcean, Cloudflare, Google LLC) sunt certificați în cadrul DPF și s-au angajat să respecte principiile DPF. Baza legală principală pentru transfer este art. 45 GDPR (decizie de adecvare).

Ca mecanism subsidiar, pentru situațiile neacoperite de DPF sau în cazul în care certificarea unui furnizor ar fi suspendată ori invalidată, aplicăm Clauzele Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană conform art. 46 GDPR, împreună cu evaluări ale impactului transferului (Transfer Impact Assessments) și măsuri suplimentare adecvate.

Verificăm periodic statutul certificării DPF al furnizorilor noștri. În cazul modificării semnificative a acestui statut sau a cadrului legal aplicabil transferurilor către SUA, vom actualiza mecanismele de transfer și vom informa persoanele vizate prin actualizarea prezentei politici.

Furnizorii cu sediul în România sau cu servere exclusiv în Uniunea Europeană — EuPlatesc.ro, TheMarketer, FAN Courier, GLS Romania și cabinetul extern de contabilitate — nu implică transferuri internaționale de date în afara Spațiului Economic European.

8. Cookie-uri și tehnologii de tracking

Site-ul www.smokemania.ro utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea corectă a platformei, analiza traficului și personalizarea experienței. La prima accesare a site-ului, vi se solicită consimțământul pentru cookie-urile non-esențiale printr-un banner de consimțământ conform cu cerințele art. 7 GDPR și cu practica europeană actuală (inclusiv Google Consent Mode v2).

• Cookie-uri strict necesare: necesare pentru funcționarea site-ului (autentificare, coș de cumpărături, securitate, preferințe de sesiune) — nu necesită consimțământ, baza legală fiind interesul legitim al operatorului și executarea contractului.

• Cookie-uri analitice (Google Analytics): colectează date statistice despre utilizarea site-ului (pagini vizitate, durată sesiune, surse de trafic), cu IP anonimizat — necesită consimțământul prealabil.

• Cookie-uri de marketing și personalizare: utilizate pentru personalizarea comunicărilor comerciale și segmentare pe bază de comportament — necesită consimțământul prealabil.

Soluția de gestionare a consimțământului este un modul instalat pe infrastructura proprie a site-ului. În consecință, jurnalul consimțămintelor rămâne stocat în baza de date proprie și nu este transmis unui furnizor terț în acest scop.

Puteți gestiona sau retrage consimțământul privind cookie-urile oricând, prin panoul de preferințe cookie disponibil permanent pe site (linkul „Setări cookie-uri") sau din setările browserului. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.

Lista completă a cookie-urilor utilizate, împreună cu furnizorul, durata, scopul și categoria fiecăruia, este disponibilă în Politica de Cookie-uri și în panoul de preferințe cookie de pe site.

9. Drepturile dvs. conform GDPR

În calitate de persoană vizată, beneficiați de următoarele drepturi, pe care le puteți exercita prin transmiterea unei solicitări la [email protected]:

• a) Dreptul de acces (art. 15 GDPR): dreptul de a obține confirmarea că datele dvs. sunt prelucrate și o copie a acestora, împreună cu informații despre scopurile prelucrării, categoriile de date, destinatari și perioada de păstrare.

• b) Dreptul la rectificare (art. 16 GDPR): dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.

• c) Dreptul la ștergere — „dreptul de a fi uitat" (art. 17 GDPR): dreptul de a solicita ștergerea datelor, cu excepția cazurilor în care prelucrarea este impusă de o obligație legală (ex. păstrarea facturilor) sau este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

• d) Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18 GDPR): dreptul de a solicita limitarea prelucrării datelor dvs. în anumite situații.

• e) Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 GDPR): dreptul de a primi datele dvs. într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și de a le transfera unui alt operator.

• f) Dreptul la opoziție (art. 21 GDPR): dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs., în special în scopuri de marketing direct și profilare aferentă.

• g) Dreptul de retragere a consimțământului (art. 7 GDPR): puteți retrage oricând consimțământul acordat, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.

• h) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate (art. 22 GDPR): în cazul în care o decizie care vă afectează semnificativ s-ar baza exclusiv pe prelucrare automată, aveți dreptul să solicitați intervenție umană.

• i) Dreptul de a depune o plângere (art. 77 GDPR): la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, e-mail: [email protected], www.dataprotection.ro.

Vom răspunde solicitărilor dvs. în termen de maximum 30 de zile de la primire, termen care poate fi prelungit cu încă 60 de zile în cazuri complexe sau când primim un număr mare de solicitări, cu notificarea prealabilă a acestei prelungiri și a motivelor acesteia.

Drepturi pe care le puteți exercita direct din cont

Pentru utilizatorii înregistrați, anumite drepturi pot fi exercitate direct din contul de utilizator pe www.smokemania.ro, inclusiv:

• descărcarea datelor personale într-un format structurat (CSV/XML);

• ștergerea contului de utilizator, cu ștergerea sau anonimizarea datelor asociate, conform obligațiilor legale aplicabile;

• ștergerea adreselor de livrare salvate;

• retragerea consimțământului pentru comunicări de marketing.

Pentru orice alt drept sau pentru situații în care funcționalitatea self-service nu este disponibilă, ne puteți contacta oricând la [email protected].

Pentru verificarea identității solicitantului, putem cere informații suplimentare rezonabile atunci când există îndoieli justificate cu privire la identitatea persoanei care formulează cererea.

10. Politica privind minorii

Produsele comercializate pe www.smokemania.ro, inclusiv țigările electronice, lichidele pentru vaping și alte produse cu nicotină, sunt destinate exclusiv persoanelor majore, cu vârsta de minimum 18 ani împliniți, conform Legii nr. 349/2002 privind prevenirea și combaterea efectelor consumului produselor din tutun.

S.C. OVIDANMARC S.R.L. nu colectează, nu procesează și nu stochează conștient date cu caracter personal ale persoanelor sub 18 ani. Site-ul implementează mecanisme de confirmare a vârstei la accesare și la plasarea comenzilor. În anumite situații, inclusiv la livrare sau în cazul unor verificări suplimentare justificate, pot fi solicitate informații necesare pentru confirmarea îndeplinirii condiției de vârstă minimă de 18 ani.

Dacă aflăm că am colectat date cu caracter personal ale unei persoane sub 18 ani fără verificare valabilă a consimțământului parental, vom șterge aceste date cât mai rapid posibil. Părinții sau tutorii legali care au motive să creadă că un minor sub 18 ani a furnizat date către noi sunt rugați să ne contacteze la [email protected] pentru a solicita ștergerea.

11. Dezvăluirea datelor către autorități publice

Putem dezvălui date cu caracter personal autorităților publice (ANAF, Poliție, Parchet, instanțe judecătorești, ANPC, ANSPDCP și alte autorități competente) atunci când suntem obligați legal să facem acest lucru în baza unei solicitări motivate, a unui ordin emis de o autoritate competentă sau în temeiul unei obligații legale directe.

Temeiul legal pentru astfel de dezvăluiri este art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR (obligație legală). Evaluăm întotdeauna proporționalitatea solicitărilor primite și comunicăm strict datele necesare scopului indicat de autoritatea solicitantă.

12. Măsuri de securitate

S.C. OVIDANMARC S.R.L. aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor dvs., conform art. 32 GDPR, inclusiv:

• criptare SSL/TLS pentru toate comunicațiile între browser și server;

• protecție DDoS și firewall aplicativ (WAF) prin Cloudflare;

• infrastructură cloud securizată prin DigitalOcean, cu servere în UE (Frankfurt);

• procesare plăți prin card exclusiv în mediu certificat PCI-DSS (EuPlatesc.ro) — datele cardului NU sunt stocate pe serverele noastre;

• pseudonimizarea și criptarea datelor cu caracter personal acolo unde este posibil;

• proceduri de backup și restaurare periodică a datelor pentru continuitatea serviciilor;

• acces restricționat la datele personale, bazat pe principiul necesității de a cunoaște (need-to-know) și al celui mai mic privilegiu (least privilege);

• parole stocate exclusiv sub formă de hash-uri criptografice; autentificare securizată;

• jurnalizarea accesului și monitorizarea activității pentru detectarea anomaliilor.

În cazul unei breșe de securitate care afectează datele dvs. cu caracter personal, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore de la constatare, conform art. 33 GDPR. Dacă breșa este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dvs., vă vom informa direct, fără întârziere nejustificată, conform art. 34 GDPR, prin canalele de comunicare disponibile (e-mail, notificare pe site).

13. Consimțământul

Prin consimțământ se înțelege orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate, prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, prelucrarea datelor sale cu caracter personal (art. 4 pct. 11 GDPR).

Consimțământul pentru marketing este solicitat separat față de acceptarea termenilor și condițiilor și față de alte temeiuri de prelucrare. Bifele de consimțământ nu sunt pre-bifate și pot fi retrase oricând.

Puteți retrage consimțământul în orice moment, prin:

• dezabonare directă (link prezent în fiecare e-mail comercial);

• modificarea preferințelor din contul dvs. de utilizator;

• panoul de preferințe cookie, pentru retragerea consimțământului privind cookie-urile non-esențiale;

• contactarea noastră la [email protected].

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

Întrebări frecvente despre datele personale la Smokemania

Ce date personale colectează Smokemania?

În funcție de modul în care interacționezi cu site-ul: date de identificare și contact (nume, adresă, telefon, e-mail, confirmarea vârstei de 18 ani), date privind tranzacțiile și facturarea, date de cont și autentificare, date privind programul de fidelitate și date de navigare. Datele cardului bancar nu sunt stocate — plățile sunt procesate exclusiv prin EuPlatesc.ro.

Smokemania stochează datele cardului meu bancar?

Nu. Datele cardului sunt introduse direct în mediul securizat al procesatorului EuPlatesc.ro, operat de NETOPIA Payments S.R.L. și certificat PCI-DSS, și nu sunt accesibile sau stocate de S.C. OVIDANMARC S.R.L.

Cum îmi exercit drepturile GDPR la Smokemania?

Prin transmiterea unei solicitări la [email protected]. Răspundem în maximum 30 de zile de la primire, termen care poate fi prelungit cu încă 60 de zile în cazuri complexe, cu notificarea prealabilă a prelungirii. Utilizatorii înregistrați pot exercita anumite drepturi direct din contul lor.

Cum îmi șterg contul și datele de pe Smokemania?

Contul de utilizator poate fi șters direct din contul tău de pe smokemania.ro, cu ștergerea sau anonimizarea datelor asociate. Anumite date rămân stocate acolo unde legea impune păstrarea lor — de exemplu facturile, care se păstrează conform legislației contabile.

Cui transmite Smokemania datele mele personale?

Împuterniciților necesari pentru furnizarea serviciilor: DigitalOcean (hosting), Cloudflare (securitate și CDN), EuPlatesc.ro / NETOPIA Payments (procesare plăți), FAN Courier și GLS (livrare), Soft1 (ERP), cabinetul extern de contabilitate, TheMarketer (e-mail marketing) și Google Analytics (analiză web). Cu fiecare există un acord de prelucrare conform art. 28 GDPR.

Cât timp păstrează Smokemania datele mele?

Facturile și documentele contabile 5 ani (10 ani pentru situațiile financiare), datele de cont pe durata contului activ plus 2 ani, datele de fidelitate pe durata participării plus 2 ani, datele de marketing până la retragerea consimțământului, iar datele privind reclamațiile 3 ani de la soluționare. Tabelul complet este în secțiunea 5.

Smokemania transferă date în afara Uniunii Europene?

Da, către DigitalOcean, Cloudflare și Google LLC, toți certificați EU-U.S. Data Privacy Framework, transferul realizându-se în baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene (Decizia 2023/1795, art. 45 GDPR). Furnizorii din România sau cu servere exclusiv în UE — EuPlatesc.ro, TheMarketer, FAN Courier, GLS și contabilitatea externă — nu implică transferuri în afara SEE.

14. Actualizarea politicii

Această politică de confidențialitate poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificările legislative, ale serviciilor noastre sau ale practicilor de prelucrare. Orice modificare semnificativă va fi anunțată pe site-ul www.smokemania.ro și, acolo unde este posibil, prin notificare directă (e-mail).

Versiunea curentă este disponibilă permanent la adresa www.smokemania.ro/gdpr. Istoricul versiunilor anterioare este păstrat intern și poate fi furnizat la cerere.

Contact

S.C. OVIDANMARC S.R.L.
Str. Știrbei Vodă nr. 126, camera 2, etaj 1, corp A, Sector 1, București
CUI: RO31801726 · J40/7402/2013
E-mail: [email protected]
Telefon: 021.555.23.52
Website: www.smokemania.ro

Documente conexe

• Politica de cookie-uri

• Returnare produse

• Garanție produse

• Despre Smokemania

Vă mulțumim că aveți încredere în S.C. OVIDANMARC S.R.L.

Pentru lista completă de întrebări frecvente Smokemania — comenzi, livrare, retur, garanție și întrebări tehnice — vezi pagina FAQ Smokemania.

Data ultimei actualizări: octombrie 2026